No mundo tradicional do papel, as transações são validadas assinando-as em um formulário aceito, como um cheque, ou na frente de um terceiro confiável. Um notário ou advogado então “carimba” as assinaturas, para que elas não possam ser alteradas. No mundo virtual sem papel, as assinaturas digitais devem desempenhar a mesma função. Uma assinatura digital deve ser capaz de selar qualquer documento eletrônico e garantir que ele seja à prova de violação. Ela usa uma “impressão digital” única, única para o signatário e o documento para garantir que o signatário seja de fato o originador ou proprietário do documento. Essa “impressão digital” não pode ser reutilizada ou reatribuída e prova que a mensagem não foi alterada de forma alguma.
Um sistema de assinatura digital precisa suportar vários aplicativos. Muitos sistemas de assinatura eletrônica permitem a assinatura de documentos criados com os aplicativos mais comumente usados, como Microsoft Word ou Adobe Acrobat. No entanto, muitos sistemas de assinatura eletrônica não suportam aplicativos populares como AutoCAD, ERP e outros.
Tradicionalmente, ao assinar documentos em papel , não importa que tipo de documento seja, seja um formulário, uma fatura ou um contrato digitado. O mundo sem papel requer a mesma flexibilidade.
Deve ser possível para mais de uma pessoa em mais de um lugar assinar um documento. Existem alguns sistemas de assinatura eletrônica que permitem apenas uma assinatura, e quando o documento foi assinado e selado, é impossível adicionar mais assinaturas.
Organizações tradicionais intensivas em documentos, como companhias de seguros ou instituições financeiras, têm grandes volumes de muitos tipos diferentes de documentos que devem ser processados todos os dias. Muitos desses documentos devem ser revisados, aprovados e assinados por mais de uma pessoa. Em alguns casos, uma parte deve ser aprovada por um signatário, enquanto outra seção precisa da aprovação de uma pessoa diferente. Com uma assinatura “úmida” tradicional, é uma questão simples de assinar ou rubricar qualquer lugar no documento. No mundo virtual, um sistema de assinatura digital eficaz deve habilitar a “assinatura seccional”, que permite que os signatários editem e assinem sua parte do documento.