Se você usa um profissional de tributos, certifique-se de que ele leva a cibersegurança a sério. Faça estas perguntas críticas e anote suas respostas: Como você protege os dados dos clientes? Você usa portais criptografados para compartilhamento de documentos? Quem tem acesso às minhas informações dentro da sua empresa? Como você faz o backup de registros tributárias sensíveis? Por quanto tempo você armazena registros tributárias? A criptografia para proteger dados, documentos e comunicações é crítica, e você quer que eles limitem quem pode acessar seus registros. Você também deseja um serviço de tributos que use sistemas de backup seguros e criptografados e que armazene seus registros por apenas três a sete anos.
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Troque documentos tributárias com segurança. Evite enviar documentos tributárias como anexos regulares por e-mail. Em vez disso, use serviços de e-mail criptografados ou um portal seguro de compartilhamento de arquivos fornecido pelo seu preparador de tributos. Se enviar documentos pelo correio, envie-os através de um serviço de correio de confiança com opções de rastreamento.
Faça backup de seus registros tributárias. Faça backups digitais e físicos de seus documentos tributárias. Armazene cópias eletrônicas em um serviço de armazenamento em nuvem criptografado ou em um disco rígido externo (ou ambos!), e mantenha cópias impressas em um local seguro. O IRS geralmente recomenda reter registros tributárias por três anos, mas dependendo da sua situação, pode ser necessário mantê-los por mais tempo.